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留学生给教授写邮件基本逻辑

发布时间:2021-10-29 15:42:05 阅读:295 编辑:致远教育 字数:1178 字 预计阅读时间:3分钟
导读:留学生与国内学习的差别之一就是邮件的使用频率,想要和教授老师交流沟通,邮件是必不可少、最常见的方式。但是对于中国留学生而言,邮件早已处在日常交流沟通工具的边缘带,恐怕对于很多学生而言,所知道的邮件写作格式要求都停留在四六级考试的作文中了吧!今天给大家整理了留学生给教授写邮件...

留学生与国内学习的差别之一就是邮件的使用频率,想要和教授老师交流沟通,邮件是必不可少、最常见的方式。但是对于中国留学生而言,邮件早已处在日常交流沟通工具的边缘带,恐怕对于很多学生而言,所知道的邮件写作格式要求都停留在四六级考试的作文中了吧!今天给大家整理了留学生给教授写邮件基本逻辑,帮助大家写好邮件。

邮件写作基本逻辑

邮件写作基本逻辑

首先要明确易峰正确的邮件分为四个部分:标题+称呼+正文+落款,下面会分这四个部分讲解。

1、标题要简明扼要。

教授每天都要处理大量邮件,所以抛开国内含蓄的传统,直接亮明邮件来意即可,必要时附上个人信息,例如 student ID 等。

留学生常用的邮件标题关键词大概如下:

博士申请

Ph.D. application 

奖学金申请

Application for scholarship 

作业提问 

Question about essay 

请假 

Excused Absence

约时间见面 

Asking for an appointment 

请求延期

Extension for xxx 

2、称呼要严肃有礼貌

称呼可以直接用对方的正式头衔。美国老师都比较在意别人对他们的称呼,而且他们并不喜欢学生称呼他们为teacher,也不要以Mr. Mrs 称呼,这样会显得很rude。最好是用“Dear Professor + Last-name.” 如果导师是有PhD学位,那最好称呼他为Dear Dr. + Last-name.

3、正文

正文分为几个部分:

(1)简单问候

(2)自我先容

(3)你邮件的目的

(4)详细内容

问候语

常见的问候语可以用:Hope this email finds you well. / I hope all is well. / We send you our best wishes.

疫情期间也可以用:I hope you are keeping safe.

自我先容

点明姓名、班级、与教授的联系(方便Ta想起你)即可。

学校的邮箱一般以你的last name作为邮箱名,但不要以为这就可以省去在邮件中的自我先容。在写邮件正文开头时,一定要先容自己(名字,班号),同时也要注明你的来信目的。

My name is XX and l am your student in XXX class. 

最好写清楚具体的课号,因为教授很可能同时给同专业的多个课程授课,这样有助于提高沟通的有效性。

自我先容完之后,可以适当Flatter them,拍拍马屁表示自己非常喜欢他们的课程,例如:I enjoyed your lecture/seminar/XXX.

邮件写作

邮件目的

问候和自我先容完之后,最好简单明了地告诉教授这封邮件的重点或目的。

I am writing to inquire…我写这封信是想询问...

I am writing in reference to……我写这封信是关于…

I am writing to express my dissatisfaction with… / to complain about… 我想投诉…

详细内容

这是邮件最重要的部分!大家需要高效地向教授表达来意及请求,大家可以记住简单的3C原则,即clear清晰,correct正确,concise简明。

例如:

l have a question about the essay due next Tuesday. (提出疑问)

I am hoping you would be willing to write a strong/positive letter of recommendation (推荐信)

Could you please tell me what to do next? (请求) I would be grateful if you could give me more time to...

Could I please book to see you during your Office Hour on Friday? At 2 pm? (线下约谈)

简言之,不要转弯抹角地写一大堆修饰词,而是直奔主题,把问题直接地写下来,让人一目了然。

值得注意的是,不要通过邮件向教授询问成绩。根据美国FERPA (Family Educational Rights and Privacy Act)法律的规定,分数是属于隐私权的一部分。教授是不能把成绩通过邮件告知(因为有可能被其他人看见,侵犯学生隐私权)。

4、致谢落款

此时的教授已经看完你的邮件,别忘了再次发出感谢的彩虹屁~可以用Thank you for your time 或是 Have a great rest of your day.

还要记得在结尾的时候记得要加上你的名字。如果邮件是需要对方回复,最好写上Thank you, and I look forward to hearing from you,以此来提醒对方回复。

最后的落款(别忘了第一个字母大写)要有正式礼节问候:

Sincerely,(最正式最稳妥)

Yours sincerely,

Respectfully,

Best regards,

Best,

以上就是关于留学生给教授写邮件基本逻辑的全部内容,后续会为大家分享给教授的各种邮件模板,欢迎大家持续关注大家。

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